Spelen met cirkels (5)

Voortbouwen op krachten en successen van medewerkers
In blog 4 van ‘Spelen met cirkels’ stonden ‘uitzonderingen’ centraal. Als je maar goed zoekt, dan zijn deze succesmomenten er altijd. Eenmaal een uitzondering gevonden vind je als vanzelf competenties, ofwel de hulp- of krachtbronnen van medewerkers. Dit tweetal, uitzonderingen en competenties, zijn de wegbereiders richting de gewenste situatie; het doel. Mogelijk heeft deze twee-eenheid je op ideeën gebracht voor een (eerste kleine) stap vooruit. In het oude cirkelmodel bezetten ze samen nog de binnencirkel. In het nieuwe cirkelmodel zijn ze vervangen. Dit nieuwe model wordt in de literatuur ‘cirkeltechniek’ genoemd.

De cirkeltechniek
Deze techniek ondersteunt het boeken van vooruitgang en maakt het evalueren van progressie mogelijk. De cirkeltechniek stamt uit 2003 (A. Huibers). Door middel van twee cirkels wordt zichtbaar gemaakt wat er al is bereikt en wat er nog bereikt moet worden. Een flexibele techniek die toepasbaar is in een scala van situaties waarin een individu of een groep mensen de behoefte voelt om iets te veranderen, te verbeteren, of (verder) te ontwikkelen. In het kort gaat het om twee cirkels ter motivatie van individuele medewerkers, teams en organisaties, door bereikte en gewenste vooruitgang zichtbaar te maken en ideeën voor vervolgstappen op te wekken. Een handig hulpmiddel voor een ieder die mensen leidt en begeleidt. Net als bij alle voorgaande cirkelmodellen is het devies: experimenteer en ‘speel’ er naar hartenlust mee.

Je kunt het cirkelmodel bijvoorbeeld in tweeën delen: medewerker versus organisatie of in verschillende onderdelen, zoals: thema’s, afdelingen, teams of teamleden, doelen, programma- of projectonderdelen enzovoort. Gebruik een flip-over en post-its en maak per taartpunt bereikte en nog te bereiken vooruitgang zichtbaar. Het papier en de verplaatsbare post-its zijn tijdens vervolgbijeenkomsten opnieuw te gebruiken. Begin dan met de vraag: ‘Wat gaat er (al) beter?’

Medewerkers beschikken vaak al over een schat aan ervaringskennis. Woorden als ‘leren’ of ‘nulmeting’ kunnen suggereren dat het begin bij het absolute nulpunt ligt. Dat is onjuist. Stel dat je als leidinggevende een cursus Coachend leidinggeven volgt bij MKB Cursus & Training. Betekent dit dan dat je helemaal bij 0 begint of beschik je al over allerlei bekwaamheden waarmee jij het coachend leidinggeven nog beter onder de knie wilt en kunt krijgen? Op een schaal van 0 - 10, waarbij 10 staat voor helemaal goed (‘perfect’) op een coachende manier leiding kunnen geven en 0 staat voor het tegenovergestelde. Waar sta jij dan nu op de schaal? In onderstaand voorbeeld ⊗ (3,5).

Je kunt een traject dus prima beginnen met het in kaart brengen van de reeds geboekte vooruitgang om vervolgens doelen op te stellen voor wat je nog bereiken wilt. Stel dat je op de vraag, waar je uiteindelijk uit wilt komen, antwoord met een ‘9’. Momenteel sta je op een ‘8’ en dat is voorlopig goed genoeg voor jou. Je besluit het doel of onderwerp (voor onbepaalde tijd) te verplaatsen naar het buitengebied van het cirkelmodel. De boog kan immers niet altijd gespannen zijn en verdere vooruitgang is nu niet interessant en nodig. Je steekt liever energie in andere zaken die belangrijker zijn. In het buitengebied kun je de dingen plaatsen die niet urgent zijn. Je hoeft er nu of op korte termijn niets mee.

De cirkel- en schaaltechniek gecombineerd
Tijdens een teamoverleg is het tijd voor een (tussentijdse) evaluatie. Het team schrijft in korte, positieve en concrete termen op post-its wat er is bereikt en nog moet worden bereikt. De cirkels worden gevuld en enkele punten gaan naar het buitengebied, omdat ze nu niet relevant zijn (‘Wat hoeft er niet te veranderen, omdat het al goed genoeg gaat?’ en ‘Hoe houden jullie het al bereikte vast?’). Het team kiest een onderwerp uit de buitencirkel om aan te werken. Er wordt een doel geformuleerd en de schaalvraag wordt gesteld. De huidige positie op de schaal is 3,5 en er volgen schaalvragen, bijvoorbeeld: ‘Hoe zijn jullie al op die positie gekomen?’ ‘Wat zit er allemaal al in die 3,5?’ ‘Hoe is het gelukt om van 0 naar 3,5 te komen?’ ‘Wanneer was de 10 al een beetje in zicht?’ ‘Wat is het hoogste waar jullie hebben gestaan op de schaal?’ ‘Hoe is dit bruikbaar?’ ‘Wat zien jullie als volgende stap?' Of, ‘Wat zal jullie volgende stapje vooruit zijn?’ ‘Hoe kunnen jullie dat stapje zetten?’ ‘Hoe zou een puntje hoger op de schaal eruit zien?’ ‘Wat doen jullie dan anders?’ ‘Wat zal er anders zijn als jullie een stapje hoger op de schaal staan?’ ‘Wat gaat er dan anders/ beter?’ ‘Wat gaat er nog meer beter?’ ‘Waaraan zullen jullie merken dat jullie een stapje hoger op de schaal staan?’ ‘Wat zouden andere collega’s zeggen dat er anders/beter gaat?’ …

Onder het mom van, elke situatie is weer anders en het kan altijd beter, besluit het team op dezelfde manier te werken aan een onderwerp (8,5 op de schaal) in het al bereikte deel. De post-it wordt symbolisch in het grensgebied geplakt: ‘Wat is een volgend teken van vooruitgang?’ En ‘Wat voor verschil zal dat maken?’

Tot slot een experiment
Formuleer een positief doel. Iets dat je wilt in plaats van wat je niet wilt; er hoeft niet zo nodig iets mis te zijn, Bijvoorbeeld iets wat je wilt veranderen, ontwikkelen of beter in wilt worden. Stel de schaalvraag, waarbij 10 het doel representeert en 0 het tegenovergestelde. Waar sta je nu op de schaal? Stel dezelfde schaalvraag opnieuw en vraag jezelf allereerst wanneer er al momenten zijn die gaan richting het doel. Of, wat gaat er al in de goede richting? Wat gaat er dan anders of beter? Hoe is je dat gelukt? En wat nog meer? Waar plaats jij jezelf nu op dezelfde schaal? Merk je verschil?